Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki 523/1999) 10 ja 24§
Laatimispäivä: 25.6.2026

1. Rekisterinpitäjä
Urheiluopistosäätiö sr (0202514-8)
Mäkelänkatu 49, 00550 Helsinki

www.urheiluopistosaatio.fi puh. 050 592 0022

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Heidi Taberman
Mäkelänkatu 49, 00550 Helsinki
p. 050 592 0022, heidi.taberman@urheiluopistosaatio.fi

3. Rekisterin nimi
Apurahajärjestelmä, apurahojen hakijoiden rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja tarvitaan apurahojen käsittelyyn. Lisäksi tietoja tarvitaan maksatuksessa ja raportoinnissa verottajalle.

Oikeutettu etu (apurahaprosessin tehokas hoitaminen, mukaan lukien tekoälyavusteinen käsittely). Apurahajärjestelmässä käytetään tekoälyä neljään tarkoitukseen: pääkäyttäjien ohjeavustus, kielikäännökset (suomi–ruotsi–englanti), arvioijien arviointitekstien yhteenveto ja vastausehdotusten tuottaminen hakijaviesteihin. Hakijaviestit pseudonymisoidaan automaattisesti ennen tekoälykäsittelyä. Tekoälypalvelut: Microsoft Azuren tekoälypalvelut, EU-alueella. Käsittelijä: Microsoft Ireland. GDPR 22 artiklan tarkoittamaa pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa ei tehdä. Tekoälyn tuottamat arviointikoosteet on merkitty AI-tuotetuiksi ja tallennettu päätösaineistoon.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä on apurahahakijan itse täyttämät tiedot. Hakija voi olla henkilö, urheiluseura tai urheiluliitto (osoite, sähköpostisosoite ja henkilö- tai y tunnus)

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan hakijan itse täyttäessä apurahahakemuksen. Hakijat rekisteröityvät itse käyttäjiksi. Tällöin hakija saa käyttäjätunnuksen ja luo itselleen henkilökohtaisen salasanan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kaikki saman kalenterivuoden aikana (yli 1000 euron) maksetut apurahat ilmoitetaan verottajalle. Eläketurvan piiriin kuuluvat tutkimusapurahan saajat ilmoitetaan MELA ry:lle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A) Manuaalinen aineisto
Apurahojen hakijan henkilötiedot ovat sähköisessä apurahajärjestelmässä, niitä ei säilytetä manuaalisesti

B) ATK:lla käsiteltävät tiedot
Järjestelmään sisäänpääsy on vain nimetyillä henkilöillä ja se edellyttää henkilön itse valitseman käyttäjätunnuksen sekä salasanan. Hakemusten arvioinnin yhteydessä annetaan rajoitettuja käyttöoikeuksia arvioinnin tekemiseksi. Myönnetyt apurahat julkaistaan säätiön kotisivuilla hakijan nimellä, ellei hakija ole kieltänyt julkaisua. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteröityneellä on mahdollisuus tarkistaa itse antamansa tiedot.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröityneellä on oikeus vaatia korjausta tai tietojen poistoa, vaatimus osoitetaan säätiön toimistoon kirjallisesti sähköpostilla tai sähköisen apurahajärjestelmän kautta.  Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon rekisteröityneen vaatimuksesta. Yli kaksi vuotta käyttämättä olleet käyttäjätiedot poistetaan järjestelmästä. 

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin. 

Tekoälypalvelut: Microsoft Azuren tekoälypalvelut, EU-alueella. Käsittelijä: Microsoft Ireland. GDPR 22 artiklan tarkoittamaa pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa ei tehdä. AI-arviointikoostetta säilytetään enintään yhtä kauan kuin alkuperäisiä arviointeja; tekniset lokit enintään 12 kk; istuntosisällöt eivät tallennu pysyvästi.